SIKLUS PROSES BISNIS PENDUKUNG: BUKU BESAR DAN PELAPORAN
1. Pendahuluan
Sistem buku besar dan pelaporan
keuangan merupakan 2 (dua) sistem non operasional yang tidak terlibat langsung
dalam proses operasional di suatu perusahaan. Kedua sistem ini dipandang
sebagai 1 (satu) sistem tunggal yang mencakup proses-proses pemutakhiran akun
di buku besar dan mengikhtisarkannya dalam laporan yang mencerminkan
operasional perusahaan. Siklus ini mengumpulkan berbagai data dan informasi
dari sumber lain yaitu:
a.
Informasi
mengenai transaksi regular dari setiap sub system dalam system akuntansi (siklus
pendapatan, pengeluaran, sistem produksi, akuntansi biaya, dan sistem
persediaan).
b.
Bagian keuangan atau
treasurer yaitu transaksi pendanaan
dan investasi
c.
Departemen
anggaran (berupa data anggaran)
d.
Kepala
departemen keuangan atau controller (berupa
transaksi penyesuaian)
Diagram 1. Gambaran Sistem Buku
Besar dan Pelaporan
Tujuan akhir dari sistem buku besar
dan pelaporan ini adalah untuk menghasilkan laporan keuangan dan informasi yang
dapat memenuhi kebutuhan pengguna internal dan eksternal secara periodik baik
regular maupun non-regular.
Sistem Informasi dalam Siklus Buku
Besar dan Pelaporan
Sebuah
siklus buku besar dan pelaporan dapat digolongkan dari empat aktivitas dasar
yang menunjukkan kegiatan-kegiatan rutin.Dari empat aktivitas tersebut tiga
diantaranyaadalah langkah-langkah dasar dalam siklus akuntansi yang
menghasilkan produksi rangkaian laporan keuangan tradisional. Sedangkan
aktivitas yang keempat merupakan penyempurnaan dari ketiga aktivitas sebelumnya
yang kemudian menghasilkan laporan keuangan baik untuk pihak manajemen internal
maupun pihak eksternal.
|
LAPORAN
MANAJERIAL
|
Diagram 2. Gambaran Siklus Buku Besar dan Pelaporan
Penjelasan
setiap aktivitas tersebut akan dijelaskan secara lebih terinci sebagai berikut.
a.
Pemutakhiran
Buku Besar
Aktivitas
pertama dalam sistem buku besar adalah pemutakhiran data dalam buku besar.
Aktivitas memperbarui terdiri dari penjurnalan yang berasal dari dua sumber :
1)
Setiap sub
sistem dalam sistem akuntansi di Perusahaan
Semua jurnal dari setiap sub sistem
akuntansi harus dicatat dalam buku besar. Secara teori, setiap terjadi
transaksi maka buku besar perlu dimutakhirkan. Namun dalam prakteknya karena
alasan waktu dan efisiensi, pemutakhiran buku besar dilakukan dengan mencatat
ayat jurnal ringkasan yang menyajikan hasil dari beberapa transaksi sekaligus
yang terjadi selama suatu periode waktu tertentu.
Contoh jurnal dari subsistem akuntansi
misalnya pada siklus pendapatan akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang
mendebit piutang usaha dan kas serta mengkredit penjualan untuk semua penjualan
yang dilakukan selama periode pencatatan.
2)
Bagian keuangan
atau bendahara.
Bagian keuangan memberikan informasi ayat
jurnal yang bersifat non rutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang,
pembelian atau penjualan saham investasi, atau perolehan saham.
b.
Posting Ayat
Jurnal Penyesuaian (AJP)
Aktivitas kedua
dalam sistem buku besar adalah membuat ayat
jurnal penyesuaian (AJP) berdasarkan neraca saldo, yang biasanya
dilakukan oleh bagian kepala departemen atau controller. Neraca Saldo adalah Laporan yang mencantumkan
saldo-saldo dari semua akun buku besar. Apabila semua aktivitas dicatat dengan
benar, maka total saldo debit dalam berbagai akun, harus sama dengan total
saldo kredit. AJP terbagi dalam lima kategori dasar:
1)
Pencatatan nilai
akrual pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan berbagai kegiatan yang
terjadi tetapi kas belum diterima atau dikeluarkan. Contohnya: pencatatan
pendapatan bunga yang di dapat dan utang gaji.
2)
Pencatatan
pembayaran di muka mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi
untuk mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. Contohnya:
sewa, bunga, asuransi.
3)
Pencatatan akun
yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama beberapa periode
akuntansi. Contohnya: meliputi beban depresiasi atau penyusutan dan beban
piutang tak tertagih.
4)
Penilaian ulang
jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai yang sesungguhnya dengan
yang dicatat atas suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi. Contohnya:
perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan, mengurangi nilai
persediaan untuk mencerminkan umur atau menyesuaikan catatan perdiaan untuk
mencerminkan hasil yang di dapat selama perhitungan fisik persediaan.
5)
Koreksi atau
pembetulan atas jurnal yang sebelumnya dibuat untuk meniadakan pengaruh
kesalahan yang ditemukan dalam buku besar.
c.
Menyiapkan Laporan
Keuangan
Aktivitas ketiga
dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan keuangan yaitu
Laporan Laba Rugi, Neraca, Laporan Perubahan Modal dan Laporan Arus Kas:
1)
Laporan
laba-rugi dibuat pertama kali dengan menggunakan data dari saldo-saldo rekening
pendapatan dan biaya yang tercantum dalam neraca saldo setelah disesuaikan.
2)
Menyusun Laporan
Perubahan Modal sesuai transaksi yang terjadi sepanjang periode.
3)
Selanjutnya
menyusun Neraca yang bisa dilakukan dengan menutup buku, yaitu menihilkan saldo
rekening-rekening pendapatan dan biaya, dan mentransfer laba bersih ke rekening
laba ditahan atau rekening modal.
4)
Menyusun laporan
arus kas berdasarkan data dari Neraca dan Laporan laba rugi ditambah informasi
mengenai kegiatan pendanaan dan investasi.
d.
Membuat Laporan
Manajerial
Aktivitas
terakhir dalam sistem buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai laporan
manajerial yaitu Laporan pengendali buku besar dan Laporan Anggaran. Contoh
Laporan pengendali buku besar adalah daftar voucher jurnal berdasarkan urutan
nomor, nomor akun, atau tanggal dan daftar saldo akun buku besar. Laporan
tersebut digunakan untuk memverifikasi akurasi proses memasukkannya buku
besar. Sedangkan contoh Laporan anggaran
adalah Anggaran operasional (memperlihatkan pendataan dan pengeluaran yg
direncanakan untuk setiap organisasi) dan Anggaran pengeluaran modal (masuk dan
keluarnya kas proyek).
2. Mengidentifikasi
Major Threat dalam Aktivitas
Pelaporan dan Mengevaluasi Kecukupan Pengendalian Internal
Pada
bagian ini akan
dianalisis apakah perusahaan
perlu mewaspadai adanya
penyimpangan dan bahaya yang terjadi pada proses pemuthakiran buku besar dan
pelaporan atau tidak. Penyimpangan atau bahaya ini dapat terjadi secara umum,
misalkan karena perusahaan tidak memiliki data induk kode akun yang akurat dan
dijaga dengan baik, sehingga rentan mengalami error dan kesalahan, atau
karena data induk disabotase oleh pengguna yang tidak berwenang. Berikut ini
adalah beberapa ancaman dan pengendalian dalam buku besar dan pelaporan.
Tabel
2.1. Ancaman dan Pengendalian dalam Sistem Buku Besar dan Pelaporan
Ancaman Pengendalian
Salah saat memutakhirkan buku besar atau saat
membuat laporan
· Memeriksa
ikhtisar jurnal dari siklus akuntansi untuk periode terbaru
· Rekonsiliasi
· Audit trail
|
Financial
statement fraud
|
Independent testing atas
seluruh ayat jurnal
|
|
|
yang dibuat
manual
|
|
|
|
|
Terjadinya
kehilangan atau rusaknya data
|
Proses backup dan
adanya prosedur
|
|
|
pemulihan
pasca bencana
|
|
|
|
|
Tersingkapnya
informasi yang sensitif
|
Enskripsi
data
|
|
|
|
|
Informasi
disajikan tidak tepat waktu sehingga
|
Siapkan dan
riviu laporan kinerja
|
|
berimbas pada
jeleknya kinerja perusahaan
|
Implementasikan XBR
|
|
|
Redesign business process
|
|
|
|
Berikut ini beberapa
penjelasan dari beberapa ancaman serta pengendalian dalam sistem buku besar dan
pelaporan.
a.
Kesalahan dalam Memutakhirkan Buku
Besar
Kesalahan yang dibuat sewaktu memperbarui buku besar
dapat mengarah pada pembuatan keputusan yang tidak benar berdasarkan informasi
salah yang terdapat dalam laporan kinerja keuangan.
Prosedur
pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi dalam tiga
kategori:
-
Pengendalian
edit input dan pemrosesan
-
Laporan
rekonsiliasi dan pengendalian
-
Pemeliharaan
jejak audit yang mencukupi;
Pengendalian:
Edit Input dan
Pemrosesan. Ada dua sumber ayat jurnal untuk memperbarui buku besar:
-
Ayat
jurnal ringkasan dari siklus SIA
-
Ayat
jurnal yang secara langsung dibuat oleh bendahara atau kontroler.
Contoh:
Jurnal yang dibuat oleh kepala bagian
akuntansi dan kepala bagian keuangan adalah jurnal asli yang baru saja dibuat.
Konsekuensinya, diperlukan jenis-jenis pengawasan input edit dan pemrosesan
berikut untuk menjamin bahwa transaksi tersebut akurat dan lengkap:
1) Cek validasi (validity check) untuk menjamin bahwa
rekening buku besar tersedia untuk setiap nomor rekening yang deverensi oleh semua
jurnal.
2) Cek bentuk data (field check) untuk menjamin bahwa
data pada field dalam sebuah jurnal berisi data numeric.
3) Zero-balance check untuk menjamin bahwa total debit
sama dengan total kredit dalam sebuah jurnal.
4) Uji kelengkapan (completeness test) untuk menjamin
bahwa semua data yang relevan telah dicatat. Adalah penting bahwa semua jurnal
dapat diidentifikasi sehingga informasi ini memiliki daya telusur audit.
5) Uji pengulangan data (redundand data check) untuk
mencocokkan nomor rekening dengan nama rekening, guna menjamin kebenaran
rekening buku besar yang menerima posting. Untuk sistem entry data on-line,
prosedur ini disebut closed-loop verivication.
6) Penetapan
file standar jurnal penyesuaian untuk penyesuaian yang sering terjadi
pada akhir periode, seperti biaya depresiasi.
7) Cek
tanda aritmatika (sigh check) saldo rekening buku besar sesaat setelah
dilakukan pemutakhiran, untuk memastikan bahwa saldonya tepat.
8) Perhitungan
total run-to-run, untuk memastikan akurasi pemrosesan kelompok voucher
jurnal. Komputer menghitung saldo baru rekening buku besar, atas dasar saldo
awal, total debit dan total kredit yang dimasukkan ke dalam rekening yang
bersangkutan, dan kemudian membandingkannya dengan saldo rekening buku besar.
Jika terjadi antara perbedaan keduanya, harus segera dilakukan investigasi.
Laporan rekonsiliasi dan pengendalian
dapat mendeteksi apabila kesalahan dibuat selama proses pembaruan buku besar.
Misalnya, pembuatan neraca saldo membandingkan saldo rekening pengendali buku
besar dengan saldo total buku pembantu yang terkait.
Jejak audit adalah
memperlihatkan jejak sebuah transaksi di sepanjang sistem akuntansi. Jejak
audit khusunya memfasilitasi untuk menelusuri transaksi apa pun dari dokumen
sumber aslinya hingga ke buku besar, dan ke laporan apapun atau dokumen lainnya
yang menggunakan data itu.
Dalam system berbasis
komputer, penggunaan rekening kliring dan rekening suspense (rekening
penyeimbang) menjamin bahwa rekening buku besar selalu seimbang. Pada akhir
periode semua rekening khusus tersebut harus bersaldo nol, berarti terjadi
kesalahan selama proses pemutakhiran buku besar.
Laporan kontrol dapat membantu
mengidentifikasi sumber kesalahan yang terjadi dalam proses pemutakhiran buku
besar. Daftar voucher jurnal urut nomor rekening memudahkan
mengidentifikasi penyebab kesalahan yang berpengaruh terhadap sebuah rekening
buku besar. Daftar voucher jurnal ini juga dapat menunjukan ketiadaan
beberapa posting. Akhirnya, daftar jurnal umum menunjukkan rincian (nomor
rekening, kode referensi sumber, nama rekening, angka yang didebit atau kredit)
untuk setiap jurnal yang diposting ke buku besar. Laporan ini menunjukkan
apakah otal debit dan total kredit yang dipostingkan ke buku besar sama
angkanya.
b. Akses
Tanpa otorisasi ke Buku Besar
Beberapa
pengendalian terhadap ancaman ini adalah : ID dan pasword pemakai Hanya membaca
akses ke buku besar Sistem tersebut harus memeriksa keberadaan kodeotorisasi
yang valid untuk setiap catatan voucher jurnal sebelum memasukkan transaksi
tersebut ke buku besar.
c. Kehilangan
atau Kerusakan Data Buku Besar
Menyediakan
cadangan dan prosedur pemulihan dari bencana yang memadai untuk melindungi aset
ini. Pengendalian cadangan mencakup hal-hal berikut ini: Penggunaan label file
internal dan eksternal dan melakukan pembuatan cadangan buku besar secara
rutin.
3. Memahami
Dampak Pengembangan TI Seperti Extensible Business Reporting Language
(XBRL) dan Perubahan Requirement dalam
Pelaporan ke Pihak Eksternal Terhadap Desain Buku Besar dan Sistem Pelaporan
Sebuah
entitas dapat memproduksi laporan keuangan dalam beragam format elektronik
seperti pdf, notepad, jpg. Namun, banyak penerima memiliki permintaan
berbeda berkaitan tentang cara informasi dikirim. Artinya, organisasi harus
mengorbankan banyak waktu dan biaya untuk memformat informasi yang sama dalam
beberapa cara. Masalah lainnya adalah penerima harus secara manual memasukkan
kembali informasi tersebut ke dalam alat analisis keputusan milik mereka.
Misalnya, penerima harus secara manual memasukkan kembali informasi dari
laporan keuangan yang disajikan dalam dokumen HTML ke dalam spreadsheets EXCEL,
agar informasi tersebut dapat dianalisis.
Masalah tersebut dapat diatasi dengan
adanya perkembangan dari XBRL.XBRL adalah singkatan dari eXtensible Business Reporting Language, yaitu suatu bahasa
pemrograman yang didesain secara khusus untuk memfasilitasi komunikasi
informasi bisinis. XBRL merupakan bahasa berbasis XMLyang menyediakan solusi
yang dikembangkan untuk menciptakan terstandarisasi dan disesuaikan dengan
representasi digital dari laporan keuangan, pajak dan laporan bisnis lainnya
secara rinci dan ringkas dan data ekstrak. Pada tanggal 16 Maret 2005, SEC
(Komisi Sekuritas Amerika Serikat) mengeluarkan Peraturan Final 33-8529 yang
mendorong pendaftar secara sukarela untuk mengajukan tag informasi
laporan keuangan pada Sistem pelaporan EDGAR dengan format XBRL.
XBRL termasuk kedalam penyajian data
keuangan interaktif. Salah satu penggunaan XBRL adalah untuk mendefinisikan
serta mempertukarkan informasi keuangan seperti laporan keuangan.
Komunikasi ini ditentukan oleh metadata yang disusun
dalam taksonomi. Taksonomi
tersebut menggambarkan definisi konsep laporan individu serta hubungan antara
konsep-konsep tersebut dan makna semantik lainnya. XBRL menggunakan sintaks XML
serta teknologi berbasis XML lainnya seperti XML Schema, XLink, XPath, Namespace,
dll untuk menjelaskan pengertian semantiknya. Spesifikasi XBRL dikembangkan dan
dipublikasikan oleh XBRL International, Inc. (XII).
PROSES XBRL dan TERMINOLOGI
|
Display XBRL Report
|
|
Data
|
|
Istance Document
|
|
Style Sheet
|
|
Taxonomy
+
Schema
+
Linkbasses
+
|
Gambar
ini menyediakan sebuah tayangan tingkat tinggi mengenai langkah-langkah dasar
dalam menyiapkan dan menyajikan laporan XBRL. File XBRL tersebut yang mengandung
data yang ditandai dan diantarkan ke para pengguna disebut sebagai dokumen
contoh (instance document). Dokumen
contoh berisi fakta-fakta mengenai akun-akun dalam laporan keuangan tertentu,
termasuk nilai dan informasi kontekstual seperti unit pengukuran (dollar, euro,
yuan dsb). Setiap komponen data tertentu dalam sebuah dokumen XBRL disebut sebagai
elemen (element).
Sebuah taksonomi (taxonomy) adalah serangkaian file yang
menjelaskan berbagai elemen dan hubungan diantaranya. Satu bagian taksonomi
disebut skema (schem)), yang
merupakan sebuah file yang berisi definisi setiap elemen yang terdapat dalam
sebuah dokumen contoh. Berikut ini adalah beberapa atribut dasar yang digunakan
untuk menjelaskan setiap elemen.
a. Perangkat
lunak menggunakan indentifikasi nama yang unik
b. Sebuah
deskripsi yang dapat digunakan untuk menginterprestasikan elemen dengan benar
c. Jenis
data elemen (unit moneter, teks, tanggal, dsb)
d. Jenis
saldo normal elemen (debit atau kredit)
e.
Jenis periode elemen (satu waktu
tertentu, disebut instan, atau satu periode waktu tertentu, disebut durasi)
Taksonomi tersebut juga
menyertakan serangkaian file yang disebut linkbases,
yang menjelaskan hubungan antar-elemen dalam sebuah dokumen contoh tertentu. Linkbases penting menyertakan hal-hal
sebagai berikut.
a. Linkbases Reference
mengidentifikasi keputusan otoritatif yang relevan (misalnya US, GAAP, IFRS)
bagi elemen itu.
b. Linkbases Calculation
dikhususkan untuk menjelaskan cara mengombinasikan elemen-elemen tersebut
c. Linkbases Definition
menunjukkan hubungan hierarkis antar-elemen
d. Linkbases Presentation menjelaskan
cara mengelompokkan elemen (misalnya aset, kewajiban dan ekuitas)
e. Linkbases Label
mengasosiasikan label-label yang termasuk kelompok human-readable dengan
elemen.
3.1 Peran Akuntan
Para
akuntan dapat dan harusnya memainkan peran besar dalam semua tahap pembuatan
laporan XBL, dimulai dari pemilihan taksonomi yang sesuai. Para akuntan
menggunakan pengetahuan mereka atas praktik bisnis organisasi tersebut ditambah
prinsip-prinsip akuntansi umum untuk memilih taksonomi standar yang paling menyesuaikan
organisasi tersebut. Mereka kemudian memetakan tiap hal data dalam system
akuntansi organisasi terhadap elemen-elemen yang berkaitan dalam taksonomi.
3.2 Beda XBRL dengan Format Pelaporan Data
Non-Interaktif Biasa
XBRL sangat berbeda
dengan file PDF yang selama ini digunakan pada pelaporan keuangan. Laporan yang
dinyatakan dalam XBRL ini dioptimalkan untuk konsumsi komputer (analisis data
melalui software computer). Hal ini karena data laporan keuangan dalam
bentuk XBRL dapat dengan mudah ditransformasikan kedalam berbagai software
komputer. XBRL tidak menghasilkan standar akuntansi tetapi mempromosikan
kegunaan standar itu sendiri. Organisasi dapat memanfaatkan XBRL untuk
mendefinisikan informasi keuangan dan menghasilkan laporan keuangan dalam
berbagai format. Secara teknis, batang tubuh utama XBRL adalah taksonomi XBRL.
Sebuah taksonomi pelaporan keuangan bertindak seperti kamus akun dengan hubungan
yang ditentukan antar mereka. Misalnya, dalam taksonomi akuntansi, kas
diklasifikasikan sebagai bagian dari aset lancar, dan aktiva lancar
diklasifikasikan sebagai bagian dari total aset.
3.3 Manfaat XBRL
Beberapa
penelitian menemukan bahwa penggunaan XBRL dapat menurunkan risiko perusahaan,
meningkatkan efisiensi perusahaan dan transparansi, dan dapat terus memenuhi
kepentingan pemegang saham dan pasar. Menurut BAPEPAM-LK, secara umum, manfaat
XBRL adalah:
1) Meningkatkan kegunaan sistem pelaporan secara elektronik karena
mengimplementasikan: (a) Format yang sudah terstandar, sehingga menghasilkan
informasi dan data yang 'comparable' dan mudah untuk dianalisis, (b)Validasi
secara otomatis, sehingga meminimkan kesalahan input.
2)
Memudahkan dilakukannya
publikasi laporan (termasuk laporan keuangan) karena XBRL dapat diolah kembali
menjadi format yang diinginkan : PDF, HTML, Excel, TXT, dll.
3)
Meningkatkan kemudahan
akses informasi finansial, terutama bagi investor internasional, karena XBRL
menerapkan suatu standar
identifikasi informasi. Investor luar negeri dimungkinkan melakukan analisis
mereka secara mandiri serta melakukan perbandingan dengan menggunakan bahasa
mereka sendiri.
4)
Mempercepat pengambilan
keputusan bisnis bagi investor.
|
No.
|
Ancaman
|
Pengendalian
|
|
1
|
Pembuatan Laporan
keuangan yang tidak akurat
|
1.1 Pengendalian
integritas pengolahan data untuk entri jurnal yang dibahas sebelumnya
|
|
1.2 Dikombinasikan dengan
penggunaan serangkaian perangkat lunak
|
||
|
1.3 Latihan
|
||
|
1.4 Audit eksternal
independen
|
||
|
2.
|
Pelaporan keuangan
yang curang
|
2.1 Review (audit)
|
DAFTAR PUSTAKA
Ikatan Akuntansi
Indonesia. 2004. Standar akuntansi keuangan.
Jakarta: Salemba Empat Patria.
Ikatan Akuntan Indonesia. 2015.
“Modul Chartered Accountant Sistem Informasi dan Pengendalian Internal”.
M.B.
Romneyand., P.J. Steinbart. (2012). Accounting Information System 12thedition.
Prentice
Hall.
Romney,
Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart. 2015. Sistem Informasi Akuntansi.
Jakarta: Salemba Empat.
Artikel lengkap email ekajamboel@gmail.com
*SEMOGA BERMANFAAT*
Terima Sewa Jas , add ID LINE : rumahjasbali
Komentar
Posting Komentar