SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

1.1.Latar Belakang

Dengan berkembangnya teknologi informasi, mengubah manusia dalam menyelesaikan semua pekerjaannya. Tidak hanya dalam pekerjaannya saja tetapi dalam segala aspek kehidupan manusia, seperti pada saat pencarian informasi, pengambilan keputusan, membuat penilaian dan perkiraan untuk perencanaan dan pengendalian atau analisis pribadi dilakukan dengan menggunakan komputerisasi.

Dengan informasi sebuah perusahaan, dalam hal ini perusahaan dapat mengetahui produktivitas dan kinerja pegawai. Oleh sebab itu didalam sebuah instansi diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat mengolah data dan merangkum data yang berhubungan dengan kepegawaian. Sistem informasi ini disebut Sistem Informasi Eksekutif (SIE). SIE harus mampu memenuhi kebutuhan jajaran eksekutif perusahaan.

Kebutuhan informasi kepegawaian akan semakin kompleks. SIE harus mampu menangani, mengolah dan merangkum data dari database Sistem Informasi Kepegawaian (SIK). SIE juga perlu memberikan tingkatan pengguna dalam hal akses terhadap data-data tersebut, tidak semua mengakses data tertentu dan melakukan perubahan terhadapnya. Sehingga masing-masing pengguna hanya akan memperoleh hak kuasa terhadap informasi yang diinginkan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1.   Definisi Sistem Informasi Eksekutif (SIE)

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah suatu sistem yang menyediakan informasi bagi Eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan, informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian dan memudahkan serta mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS).

Sistem informasi eksekutif (EIS = Executive information system) merupakan salah satu sistem informasi yang sangat dibutuhkan untuk manajerial perusahaan saat ini. Sistem informasi eksekutif diperuntukkan bagi top- level management dalam mengontrol dan mengawasi kinerja perusahaan yang dipimpinnya secara ringkas, terintegrasi, mudah dipahami, dan dalam berbagai tingkatan rincian. Salah satu bagian perusahaan yang memegang peranan penting tersebut adalah bidang kepegawaian, di-mana pengambilan keputusan yang cepat dan tepat oleh pemegang kepentingan diharapkan dapat membawa perusahaan ke tingkat performansi yang lebih tinggi (Obrien2006:457).

2.2.   Elemen Sistem Informasi Eksekutif

Elemen sistem informasi eksekutif dapat digolongkan menjadi:

a)      Database

b)      Presentation features

c)      Other decision-support activities

d)     Application development feature

e)      Typical installation configurations.

Sistem informasi eksekutif (EIS) bukanlah suatu teknologi khusus, EIS merupakan sistem aplikasi yang menggunakan berbagai unsur teknologi seperti antar muka geografis, personal computer, basis data relasional dan jaringan komunikasi data untuk menampilkan data-data penting perusahaan kepada manajemen. Implementasi EIS normalnya akan memasukkan fitur-fitur database  dan penampilan data, selain itu EIS juga akan menggunakan fitur-fitur pendukung pengambilan keputusan lainnya seperti pengolah angka dan memiliki fitur pengembangan aplikasi seperti bahasa pemograman generasi keempat.

Berikut akan dijelaskan ini fitur-fitur dalam EIS.

2.2.1.      Fitur Antarmuka Basis Data

1.      Ketersediaan Basis Data

EIS mengakses semua informasi dari  basis data yang tersedia dalam perusahaan dan di luar perusahaan. EIS yang mengakses informasi dari luar perusahaan harus secara efektif menyaring data.

2.      Basis Data Multi Dimensi

Basis data multi dimensi menampilkan data penjualan yang dikelompokkan menurut produk, jenis konsumen, ataupun lokasi penjualan. Kemampuan EIS untuk dapat menampilkan pengelompokan data sangat tergantung dari struktur basis data yang ada dalam perusahaan dan desain database yang menjadi sumber data EIS.

3.      Ketepatan Waktu Dari Data

EIS dapat menampilkan data yang paling mutakhir, namun kebutuhan ini tergantung dari keterkaitan antara informasi dan waktu.  Pada tingkatan operasional manajer, informasi yang dibutuhkan adalah informasi yang real time, sehingga manajer operasional dapat memanfaatkan data maupun informasi dalam EIS untuk keperluan tertentu.

4.      Soft Information

Soft Information adalah informasi-informasi yang bukan berasal dari kegiatan operasional normal perusahaan sehari-hari. Soft Information dapat berisi perkiraan penjualan di masa mendatang, harga yang ditetapkan competitor.

2.2.2.      Fitur Tampilan (Presentation  Features)

1.      Grafis (Graphics)

EIS menggunakan grafis sebagai fitur utamanya. Selain grafis, EIS juga menggunakan warna sebagai pembeda atau menunjukkan status tertentu. Contohnya warna merah digunakan sebagai indikator adanya penyimpangan atau peringatan, warna kuning menunjukkan bahwa ada sesuatu yang harus diperbaiki.

2.      Bahasa Natural (Natural Language)

Penggunaan natural language menghilangkan kebutuhan akan bahasa pemrograman komputer, namun memungkinkan untuk menggunakan bahasa sehari-hari dalam memberikan perintah pencarian dalam EIS.

3.      Penggunaan Mouse, Layar Sentuh, atau Alat Masukan Lainnya

Saat ini alat input untuk EIS sudah mulai beragam, mulai dari penggunaan mouse, touch pad, sehingga memudahkan penggunaan EIS.

4.      Komunikasi

EIS memiliki fitur untuk mempermudah komunikasi dengan mengintegrasikan fitur-fitur komunikasi seperti email atau sistem pesan lainnya. Eksekutif akan mudah mempertukarkan pesan-pesan tertulis dengan eksekutif yang lain dari layar EIS.

2.2.3.      Kegiatan Pendukung Pengambilan Keputusan Lainnya (Other Decision-Support Activities)

1.      Drill Down

Analisis drill down adalah kemampuan memulai analisis dari angka agregat kemudian melanjutkan analisis ke angka-angka yang lebih detail (drill down to). Angka-angka yang lebih detail merupakan pembentuk angka agregat. Ketika pengguna melakukan analisis ke data-data yang lebih detail, pengguna dapat menemukan analisis yang lebih detail dari suatu penyimpangan tertentu.

2.      Integrasi dengan Pengolah Angka (Spreadsheets)

EIS dapat diintegrasikan dengan spreadsheet untuk dapat menggunakan kemampuan penuh dari aplikasi spreadsheet dalam pengolah data.

3.      Pendukung Pengambilan Keputusan

Dalam berbagai situasi, EIS juga memberikan alat-alat analisis yang canggih dibandingkan dengan yang dimiliki spreadsheet standar.

4.      Penemuan Pengetahuan (Knowledge Discovery)

Knowledge Discovery menggunakan computer untuk memanipulasi data dalam upaya menemukan pengetahuan, misalnya menemukan tren.

2.2.4.      Fitur Pengembangan Aplikasi (Application Development  Feature)

1.      Fourth-Generation Programming Language

EIS seharusnya menggunakan bahasa yang berorientasi pada pemrograman untuk mengembangkan aplikasi. EIS seharusnya berisi perintah-perintah query untuk mengambil data, perintah-perintah statistik maupun matematis.

2.      Executive Informasi System Shells

Banyak aplikasi yang tersedia untuk pengembangan EIS salah satunya adalah pengembangan aplikasi berbasis grafis untuk pemrograman ataupun untuk membuat perintah-perintah pencarian data. Selain itu tersedia juga bahasa pemrograman yang dapat mempermudah pengembang untuk mengembangkan grafis antarmuka dan desain menu maupun layar.

3.      Logika Berbasis Aturan (Rule-Based Logic)

EIS pada umumnya memungkinkan pengembang untuk memasukkan kemampuan perhitungan logis kedalam sistem, yang disebut rule-base-heuristic, untuk membantu pencarian data berdasarkan batasan-batasan tertentu.

2.2.5.      Konfigurasi Umum Implementasi

            Secara umum ada tiga konfigurasi yang dapat digunakan untuk menggunakan EIS baik perangkat keras maupun perangkat lunak, yaitu :

1.      Aplikasi EIS yang menggunakan mainframe dan midrange computer.

Konfigurasi EIS yang dipasang pada sistem mainframe merupakan konfigurasi pada tahun 80-an. Data di-download ke dalam sistem yang lebih kecil yaitu midrange, prosesnya memerlukan waktu semalam dan dikerjakan oleh IT perusahaan.

2.      Aplikasi EIS yang menggunakan komputer midrange atau komputer PC dengan menggunakan LAN.

Konfigurasi ini merupakan konfigurasi yang cepat berkembang, karena kemudahannya untuk digunakan.

3.      Aplikasi EIS yang menggunakan mainframe, midrange dan aplikasi spreadsheet dan grafis.

Konfigurasi ini adalah cara yang paling mudah untuk menggunakan EIS dimana perusahaan dapat mengembangkan sendiri fitur-fitur EIS dengan menggunakan macro ataupun otomatis yang tersedia dalam aplikasi spreadsheet.

2.2.6.      Keuntungan dan Keterbatasan Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif ini memiliki keuntungan dalam suatu sistem informasi, diantaranya adalah:

1. Penggunaan yang mudah &tidak sulit dioperasikan karena dilengkapi interface yang sangat memudahkan pemakai untuk menggunakannya.Pengalaman luas komputer tidak diperlukan dalam operasi.
2. Sebagai sistem penyedia fasilitas yang fleksibel bagi eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengindentifikasi masalah.
3. Sistem dapat membantu pihak eksekutif dalam mengidentifikasikan dasar suatu masalah dan mencari jalan keluarnya.
4. Sebagai sistem penyedia informasi bagi eksekutif mengenai kinerja perusahaan dari berbagai sudut pandang. 
5. Sebagai sistem yang dapat memberikan suatu kemudahan bagi pihak eksekutif untuk menyediakan akses yang cepat ke informasi – informasi yang terjadi saat itu dan akses langsung pada laporan – laporan manajemen.
6. EIS menyediakan pengiriman tepat waktu informasi. Manajemen dapat membuat keputusan segera.
7. Meningkatkan informasi pelacakan.

Selain Sistem Informasi Eksekutif memiliki keuntungan dalam suatu sistem informasi, SIE ini juga memiliki keterbatasan atau kekurangan dalam suatu sistem informasi, diantaranya yaitu:

1.       Memiliki fungsi yang terbatas, tidak dapat melakukan perhitungan kompleks. 

2.       Pada perusahaan kecil mungkin membutuhkan biaya lebih untuk membuat implementasi.

3.       Karena sistemnya besar, sehingga sulit untuk mengaturnya.

4.       Pembuatannya harus dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi eksekutif senior. 

5.       Eksekutif mungkin menghadapi beban terlalu berat untuk membuat keterangannya. 

6.       Informasi yang berlebihan untuk beberapa manajer.

7.       Sulit untuk mengukur manfaat.

8.       Sistem dapat menjadi lambat, besar dan sulit untuk dikelola.

9.       Password.

EIS memiliki sandi normal untuk membatasi akses. Namun, tingkat kontrol sandi yang diimplementasikan dalam EIS harus sama dengan yang ada di database. Jika tingkat kontrol sandi mengganggu pengoperasian EIS, pembatasan sandi sering dihapus dalam mendukung kinerja sistem. Selain itu, tidak ada struktur sandi paralel yang bahkan developer tidak bisa ketika ingin memastikan keamanan yang ada.

10.  Data Access

Apabila data EIS dapat diakses oleh pengguna yang tidak sah, informasi yang memiliki sifat sensitif ini dapat dikumpulkan dan digunakan terhadap perusahaan atau petugasnya. Data sensitif ini dapat mencakup informasi akuntansi seperti gaji, pengeluaran, atau informasi lebih soft seperti laporan pesaing. Jika akses data tidak aman, EIS dapat menyebabkan pengguna untuk memberikan kesimpulan yang tidak tepat untuk diakses.

2.2.7.      Proses Bisnis yang Dipengaruhi oleh Sistem Informasi Eksekutif

EIS dibutuhkan dalam setiap proses bisnis karena eksekutif memerlukan informasi baik internal maupun external. Oleh sebab itu EIS lah yang dapat memenuhi kebutuhan eksekutif ini. Sesuai apa yang disimpulkan oleh Watson, et al [1991] tentang konsep mengapa diperlukan EIS adalah sebagai berikut sesuai dengan keperluan:

1.      Eksternal

a.       meningkatkan persaingan

b.      dengan cepat mengantisipasi perubahan lingkungan

c.       kebutuhan untuk menjadikan lebih proaktif

d.      kebutuhan untuk mengakses database eksternal

e.       meningkatkan regulasi pemerintah

2.      Internal

a.       kebutuhan informasi yang tepat

b.      kebutuhan perbagikan komunikasi

c.       kebutuhan mengakses data operasional

d.      kebutuhan meng-update status pada aktifitas yang berbeda

e.       kebutuhan untuk meningkatkan keefektifan

f.       kebutuhan untuk mengenal data historis

g.      kebutuhan untuk mengakses data perusahaan

h.      kebutuhan untuk informasi yang lebih akurat

Seorang eksekutif membutuhkan informasi secara eksternal untuk mengambil keputusan. Eksekutif perlu memahami situasi yang berkembang di luar organisasi dalam menentukan langkah-langkah yang akan diambil dalam membuat keputusan. Dalam perusahaan biasanya komputer dihubungkan dengan mainframe. Komputer ini berfungsi sebagai executive workstation. Database eksekutif disimpan dalam piranti keras umumnya disebut hardisk yang berisi data dan iinformasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer perusahaan. sistem ini memungkinkan juga pemakai menggunakan e-mail dan mengakses data dan informasi lingkungan. Contohnya dengan adanya perubahan peraturan pemerintah yang berlaku yang mana peraturan sebelumnya masih dilaksanakan dalam suatu organisasi, tentunya akan memberikan dampak buruk pada organisasi yang dipimpinnya.

Begitu juga dengan informasi internal yang diperoleh dari data manajerial organisasi, eksekutif sangat membutuhkan dalam menentukan kebijaksanaan, misalnya dari data keuangan perusahaan tidak memungkinkan adanya penambahan peralatan yang mestinya dibutuhkan oleh organisasi tersebut yang mana eksekutif harus meminta data dari bagian manajerial keuangan dalam membuat keputusan.

Berikut ini beberapa komponen EIS dalam Proses Bisnis:

1.      Organisasi Data dan Akses

Banyak informasi yang diringkas oleh EIS ditangkap oleh sistem informasi transaksi yang bertanggung jawab untuk kegiatan transaksi dalam perusahaan. Jika informasi ini tidak tersedia untuk menunjukkan pandangan yang tepat dan tingkat rincian yang diperlukan oleh EIS, maka pengembang EIS harus membuat database tersebut. Selain itu dapat pula dilakukan perubahan-perubahan terhadap sistem yang sudah ada, sehingga akhirnya dapat memenuhi kebutuhan sistem informasi eksekutif.

2.      Sistem Pelaporan Manajemen

Sistem pelaporan manajemen diperlukan untuk perencanaan EIS yang dapat meningkatkan efektivitas organisasi perusahaan dengan memberikan informasi berupa laporan-laporan secara agregat demi menghasilkan sebuah organisasi yang strategis dikelola dan mendorong gaya pengambilan keputusan di seluruh organisasi yang menghargai analisis dan pengetahuan.

3.      Pengembangan Software Perusahaan

Memilih software penting untuk mendesain satu EIS yang efektif. Ketersediaan EIS dengan fitur-fitur kemudahan pengembangan aplikasinya dapat merubah cara perusahaan dalam pengembangan aplikasinya.

4.      Software dan hardware  pendukung

Ketika membicarakan tentang hardware untuk satu lingkungan EIS, kita harus memfokuskan pada hardware yang dibutuhkan eksekutif. Eksekutif harus diletakkan pertama dan yang dibutuhkan eksekutif harus didefinisikan sebelum hardware terpilih. Dukungan yang dibutuhkan untuk pemeliharaan EIS berbeda dengan pengelolaan teknologi informasi yang bersifat departemental, walaupun pada awalnya pengembangan EIS berada di bagian keuangan atau marketing, namun pemeliharaan teknologi informasi haruslah meliputi semua aspek teknologi informasi dalam perusahaan.

5.      Computer System Downsizing and Rightsizing

Kebanyakan EIS disediakan dengan baik oleh client-server dan pengaturan pemrosesan terdistribusi. Tapi ketika sistem database mainframe telah digunakan, data biasanya disimpan pada mainframe yang cocok untuk penyimpanan database dan pemeliharaan. Umumnya, data EIS didownload ke file server jaringan di mana ia dipilih dan dirangkum oleh perangkat lunak EIS. Saat ini telah tersedia beragam layanan yang dapat digunakan oleh perusahaan, mulai dari sistem open source sampai dengan layanan berbasis cloud.

2.2.8.      Contoh Penggunaan EIS pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper

PT. Indah Kiat Pulp &Paper memandang komunikasi internal karyawan menjadi aset yang sangat berharga yang harus dijaga serta dilakukan kegiatan investasi didalamnya. Sistem informasi yang digunakan dalam hal ini adalah sistem informasi dengan penggunaan jaringan Lotus Note.

Lotus Note sendiri adalah media komunikasi internal perusahaan yang dipergunakan untuk mengirim berbagai pesan perusahaan yang dapat dilakukanoleh antar individu, individu ke kelompok, bahkan perusahaan ke kelompok. Lotus Note memiliki kecepatan yang sangat tinggi, sehingga dapat mendukung berbagai kegiatan komunikasi antar karyawan. Sifat dasar dan cara kerja Lotus Note sebenarnya sama dengan email pada umumnya, namun dalam Lotus Note terdapat satu kebijakan dimana seorang atasan dapat melihat komunikasi yang dijalankan oleh bawahannya, sehingga seluruh kegiatan atau segala jenis bentuk komunikasi karyawan dapat dipantau langsung oleh atasan. Hal ini untuk mempermudah atasan melakukan pengawasan serta melakukan koordinasi dengan cepat jika ada hal-hal yang dirasa perlu untuk dikoordinasikan dengan segera.

Dengan Lotus Note, para eksekutif dapat mengetahui kejujuran dari karyawannya. Jika terdapat sebuah pelanggaran yang berhubungan dengan pelanggaran etik karyawan, karyawan tersebut harus membuat surat pernyataan permintaan maaf bahwa dirinya telah melakukan pelanggaran etika dan surat pernyataan tersebut disebarkan ke seluruh pemegang akun Lotus Note. Contoh pelanggaran etika yang biasa terjadi adalah penyelewengan uang perusahaan yang dapat menguntungkan pribadi. Tidak hanya dari sisi hal yang negatif, Lotus Note juga berperan dalam pengembangan prestasi karyawan. Sebagaicontoh,jika dalam satu divisi sedangmelakukan proses mengikuti lomba atau awarding, mereka melemparkankonsep yang telah mereka miliki, dan mereka akan mendapatkan feedback langsung dari karyawan dari divisi lainnya. Dengan adanya Lotus Note, eksekutif juga dapat mengambil keputusan jika ada karyawan yang melanggar etika akan diberi sanksi, dan jika ada karyawan yang berprestasi maka akan diberi penghargaan.

BAB III

KESIMPULAN

Sistem Informasi Eksekutif (EIS) memiliki peranan yang sangat penting dalam perkembangan sistem informasi dewasa ini. Sistem Informasi Eksekutif (EIS) merupakan  sistem terkomputerisasi yang memberi eksekutif akses yang mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan faktor keberhasilan kebutuhannya. Namun dalam sistem informasi komputerisasi atau elektronik dapat memungkinkan semua orang untuk bisa mengakses informasi-informasi yang ada, baik informasi yang bersifat umum maupun yang khusus (rahasia). Dengan demikian maka harus ada sistem pengaman data yang sangat baik untuk menjaga informasi khusus atau data-data yang bersifat rahasia tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Nur Fadhila Amri. E-akuntansi.com. “Elemen Sistem Informasi Eksekutif” https://www.e-akuntansi.com/2015/10/elemen-sistem-informasi-eksekutif.html(diakses 10 Februari 2018).

Lia Amalia, dkk. Blogspot.com. “Sistem Informasi Eksekutif” http://makalahsie01.blogspot.co.id/2013/09/makalas-sistem-informasi-eksekutif-sie.html (diakses 10 Februari 2018).

Nur Fadhila Amri. E-akuntansi.com. “Proses Bisnis yang Dipengaruhi oleh Sistem Informasi Eksekutif” https://www.e-akuntansi.com/2015/10/proses-bisnis-yang-dipengaruhi-oleh.html. (diakses 10 Februari 2018).

Arhami. Wordpress.com. “Sistem Informasi Eksekutif” https://arhami.files.wordpress.com/2011/08/sistem-informasi-eksekutif (diakses 10 Februari 2018).

Suhairini, dkk. Scribd.com. “Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan Manufaktur” https://www.scribd.com/doc/292587050/Sistem-Informasi-Eksekutif-Pada-Perusahaan-Manufaktur-Tugas-SIE-Kelas-A-4113010-4113018-4113022-4113023-4113033 (diakses 10 Februari 2018).

American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Executive Information System (EIS).

Ikatan Akuntan Indonesia. 2015. “Modul Chartered Accountant Sistem Informasi dan Pengendalian Internal”.